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关于做好2020年度档案归档移交工作的通知
日期:2020-12-29 11:34:11  发布人:admin  浏览量:466


各学院(部)、各单位:

2020年已接近尾声,按照《高等学校档案管理办法》的规定要求,请各部门将本部门2020年产生的属归档范围的各类文件资料整理好移交至档案室。若有2020年度以前未归档的档案,按要求分年度整理好一并归档。现就有关事项通知如下:

一、归档范围

(一)凡本部门在工作活动中直接形成的,能反映本部门工作和活动的,具有一定保存价值的文字、图表、声像等各种不同形式的载体材料均属本单位档案的归档范围。

(二)归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料(如照片、光盘等)。声像、电子类文件材料应随纸质文件材料一同归档。

(三)以学校名义获得的各种证书、奖牌、奖杯、锦旗等以及在校际交流中具有保存价值的实物档案。

二、归档要求

(一)各部门应对归档工作给予高度重视,认真做好本部门档案资料的收集、整理和归档工作。保证归档文件材料收集完整、齐全。特别要注重各类重大活动及会议的图片、影像资料的收集和归档。

(二)凡各部门产生的文件材料涉及多个部门的,由主办部门负责归档,相关部门协助提供相关材料。

(三)归档的纸质文件材料必须是原件,复印件原则上不归档。请示类文件如已答复,须提供相关批复材料,上级来文需要办理并上报相关材料的,要求将上报的相关材料附上。各单位报表、名册、图册、汇编等已装订的材料,以册(本)为单位移交。

(四)声像档案:录音、录像带、录影光盘、数码照片等均应贴上标签, 必须附有文字说明,内容包括事由(事件)、时间、地点、人物、拍摄者。

(五)实物档案:标明实物名称、获得时间和颁发(赠)单位。

(六)各部门及个人原则上不保留任何档案,如工作需要备查的可保留复印件。

三、档案移交

(一)归档验收

移交档案时,交接双方当面检查,按归档要求进行验收,不符合要求的要退回归档部门返工,直至验收合格后方可办理移交手续。

(二)移交手续

归档单位移交档案材料时必须填写“档案移交目录表”,“档案移交目录表”须部门负责人签字并加盖所在部门印章;若无档案材料移交的部门,要求写一份无档案移交的情况说明,部门负责人签字并加盖所在部门印章。

(三)移交时间

为了保证学院档案的立卷归档按进度进行,各部门务必于2021115前移交2020年度归档材料。

(四)移交地点

学院综合档案室(行政大楼7楼前台旁接待室内),联系人:周丽,联系电话:65336159,邮箱:15150002@qq.com

 

附件:

附件1.归档文件目录表.doc

附件2.各部门文件材料归档范围.xls


党政办公室

20201229

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